Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Website und der installierbaren WeFOM Web-App (PWA) ist:

Younes Bouqoro
WeFOM – freiwillige studentische Initiative
Spichernstr. 47
40476 Düsseldorf
Deutschland
E-Mail: kontakt@wefom.de

WeFOM ist eine eigenständig von Studierenden organisierte Initiative. Die FOM Hochschule ist nicht Verantwortliche für die Datenverarbeitung auf dieser Plattform.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für wefom.de, die darüber installierbare WeFOM Web-App (PWA), Nutzerkonten, Eventanmeldungen, Community- und Kontaktformulare, Push-Benachrichtigungen sowie weitere Funktionen der WeFOM Plattform. Wird WeFOM später zusätzlich als native App über einen App Store angeboten, wird diese Datenschutzerklärung vor Veröffentlichung um gegebenenfalls zusätzliche app-spezifische Verarbeitungen ergänzt.

3. Hosting und technische Bereitstellung

Die Website wird über Vercel bereitgestellt. Beim Aufruf der Plattform werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene URL, Referrer, Browser-, Betriebssystem- und Geräteinformationen sowie technische Protokolldaten gehören. Die Verarbeitung dient der sicheren, stabilen und technisch zuverlässigen Bereitstellung der Plattform. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicher

Für Datenbank, Nutzerkonten, Authentifizierung und Dateispeicher nutzen wir Supabase. Das für WeFOM eingesetzte Supabase Projekt wird in der Region EU Central betrieben. Je nach Funktion werden dort insbesondere Nutzerprofile, Eventanmeldungen, Favoriten, Push-Zuordnungen, Profilbilder und administrative Plattformdaten verarbeitet.

Soweit Daten zur Bereitstellung eines Nutzerkontos oder einer angeforderten Plattformfunktion erforderlich sind, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Im Übrigen erfolgt sie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem sicheren und funktionsfähigen Plattformbetrieb gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Nutzerkonto und Profil

Wenn du ein WeFOM Konto anlegst, verarbeiten wir insbesondere Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Authentifizierungsdaten und den Zeitpunkt der Kontoerstellung. Im Profil kannst du freiwillig weitere Angaben hinterlegen, zum Beispiel Anzeigename, Profilbild, Studiengang, Semester, FOM Standort, beruflichen Bereich, Unternehmen, Stadt, Geburtsdatum, Geschlecht, LinkedIn-Profil, Interessen und eine kurze Profilbeschreibung.

Diese freiwilligen Profilangaben dienen der Personalisierung deines WeFOM Kontos. Du kannst sie jederzeit ändern oder entfernen. Rechtsgrundlage für die Kontofunktionen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; freiwillig hinterlegte Angaben werden verarbeitet, solange du sie im Profil gespeichert lässt.

6. Eventanmeldungen und Wartelisten

Bei einer Eventanmeldung verarbeiten wir die im Formular angegebenen Daten. Dazu können Name, E-Mail-Adresse, Studiengang, Semester, beruflicher Bereich, Teilnahmeziel, LinkedIn-Profil, der Anmeldestatus und die Zuordnung zum jeweiligen Event gehören. Ist das Event ausgebucht, kann die Anmeldung als Warteliste geführt werden. Bei eingeloggten Mitgliedern kann eine Anmeldung dem Nutzerkonto zugeordnet werden.

Die Verarbeitung ist erforderlich, um die Anmeldung zu organisieren, Teilnehmerlisten zu führen, Bestätigungen und notwendige Eventinformationen zu versenden sowie Änderungen oder Absagen mitzuteilen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Foto- und Videoaufnahmen bei Events

Soweit du bei der Eventanmeldung freiwillig in Foto- und Videoaufnahmen einwilligst, dürfen entsprechende Aufnahmen im Rahmen der dort beschriebenen Zwecke erstellt und für WeFOM Inhalte genutzt werden, insbesondere auf der WeFOM Website, in der WeFOM App/PWA sowie auf den offiziellen WeFOM Kanälen bei Instagram und LinkedIn.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über kontakt@wefom.de widerrufen werden. Ein Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf. Bereits veröffentlichte Inhalte werden nach einem wirksamen Widerruf im Rahmen des technisch und tatsächlich Zumutbaren aus von uns kontrollierten Kanälen entfernt.

8. Favoriten und persönliche Eventübersicht

Eingeloggte Nutzer können Events als Favoriten speichern und Eventanmeldungen in ihrem Profil anzeigen lassen. Dabei wird die jeweilige Event-ID deinem Nutzerkonto zugeordnet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8a. Community-Treffen, Teilnahmen und Meldungen

Eingeloggte Mitglieder können eigene Community-Treffen einstellen und sich Treffen anderer Mitglieder anschließen. Dabei verarbeiten wir insbesondere die Zuordnung zum Nutzerkonto, Titel und Beschreibung, Kategorie, FOM Standort, Datum und Uhrzeit, Treffpunkt, optional Studiengang und Semester sowie die Teilnahmezuordnung. Öffentlich angezeigt werden die Angaben zum Treffen, der Anzeigename bzw. Vorname der organisierenden Person und die Anzahl der Teilnehmenden. Namen einzelner Teilnehmender werden nicht öffentlich als Teilnehmerliste ausgegeben.

Zur Sicherheit der Community können eingeloggte Mitglieder Beiträge melden. Dabei speichern wir die Zuordnung der Meldung zum meldenden Konto, den Meldegrund, optionale Erläuterungen sowie Status und Ergebnis der Moderation. Moderationsmaßnahmen werden intern protokolliert. Die Verarbeitung für die angeforderten Community-Funktionen erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; die Prüfung von Missbrauch, Meldungen und Sicherheitsvorfällen erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem sicheren und funktionsfähigen Community-Bereich gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9. Push-Benachrichtigungen

In der installierten WeFOM App/PWA kannst du freiwillig Push-Benachrichtigungen aktivieren. Dabei werden ein technischer Push-Endpunkt, kryptografische Schlüssel, Plattform- bzw. Geräteinformationen, Aktivierungsstatus und – bei eingeloggten Nutzern – die Zuordnung zu deinem Nutzerkonto gespeichert. Je nach Gerät oder Browser wird die technische Zustellung zusätzlich über den Push-Dienst des jeweiligen Browser- oder Betriebssystemanbieters abgewickelt.

Push wird erst nach deiner aktiven Freigabe aktiviert und kann jederzeit im WeFOM Profil sowie über die Geräteeinstellungen deaktiviert werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Soweit für die Aktivierung ein Zugriff auf Informationen deines Endgeräts erforderlich ist, erfolgt dieser nur nach deiner entsprechenden Auswahl.

10. Kontakt, Ideen, Kooperationen und Standortanfragen

Wenn du uns über ein Kontaktformular, die Community-Zentrale, die Freiwilligenbörse, den Standort-Blueprint oder per E-Mail kontaktierst, verarbeiten wir die von dir angegebenen Daten zur Bearbeitung deines Anliegens. Je nach Formular können dazu insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Studiengang, Semester, Standort, Teamgröße, LinkedIn-Profil, Event- oder Kooperationsideen, Angaben zu Unternehmen oder Speakern sowie deine Nachricht gehören.

Rechtsgrundlage ist je nach Inhalt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn deine Anfrage auf eine konkrete Teilnahme oder Zusammenarbeit gerichtet ist, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung von Community-, Kooperations- und Kontaktanfragen.

11. Freiwilligenbörse

Wenn du dich für einen Helfereinsatz einträgst, verarbeiten wir insbesondere Name, E-Mail-Adresse, optional Studienangaben und deine Nachricht sowie die Zuordnung zum jeweiligen Event. Die Daten werden ausschließlich zur Organisation und Kommunikation des Helfereinsatzes verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

12. E-Mail-Versand

Für Bestätigungs-, Transaktions- und Kontaktmails nutzen wir insbesondere Resend. Authentifizierungsbezogene E-Mails können über Supabase und den für WeFOM eingerichteten IONOS Maildienst versendet werden. Dabei werden insbesondere E-Mail-Adresse, Absender- und Empfängerinformationen, Nachrichteninhalt und technisch erforderliche Versanddaten verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt abhängig vom Anlass auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

12a. Newsletter und WeFOM News

Wenn du WeFOM News abonnierst, verarbeiten wir insbesondere deine E-Mail-Adresse sowie – soweit angegeben – Vor- und Nachname. Zusätzlich speichern wir den Status deiner Anmeldung, die Quelle der Einwilligung, Zeitpunkte von Anforderung und Bestätigung sowie einen technischen Abmeldeschlüssel. Eine Eventanmeldung oder ein Nutzerkonto führt nicht automatisch zu einer Newsletter-Anmeldung.

Die Newsletter-Anmeldung ist freiwillig. Nach der Anmeldung erhältst du eine separate Bestätigungs-E-Mail. Erst nach deiner Bestätigung wird die Adresse für WeFOM News freigeschaltet. Newsletter können anhand deiner bestätigten News-Einwilligung und vorhandener Eventbezüge segmentiert werden, zum Beispiel nach einem Event, einem WeFOM Format oder einem Standort. Abgemeldete und noch nicht bestätigte Adressen werden vom Versand automatisch ausgeschlossen.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Du kannst sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Abmeldelink in jeder Newsletter-Mail widerrufen. Für Versand und technische Zustellinformationen nutzen wir Resend.

12b. Hinweise zu ähnlichen zukünftigen WeFOM Events

Bei zukünftigen Eventanmeldungen kann WeFOM deine dabei unmittelbar angegebene E-Mail-Adresse zusätzlich verwenden, um dich über eigene ähnliche zukünftige WeFOM Events aus demselben WeFOM Format und Standort zu informieren. Dieser Versand wird technisch und rechtlich getrennt vom freiwilligen allgemeinen WeFOM Updates-Pool geführt. Eine solche Eventanmeldung wird deshalb nicht als Newsletter-Einwilligung gespeichert.

Bereits bei Erhebung der E-Mail-Adresse weisen wir klar auf diese Nutzung und dein jederzeitiges Widerspruchsrecht hin. Du kannst bereits bei der Anmeldung widersprechen und außerdem jederzeit später, insbesondere über den Abmeldelink in jeder entsprechenden Event-Info oder per E-Mail an kontakt@wefom.de. Ein Widerspruch wird als Sperrstatus gespeichert und bei späteren Eventanmeldungen nicht automatisch aufgehoben.

Zur Dokumentation speichern wir insbesondere die E-Mail-Adresse, Name, WeFOM Format, Standort, das auslösende Event, Version und Zeitpunkt des Hinweises, den Widerspruchsstatus sowie einen technischen Abmeldeschlüssel. Alte Eventkontakte, bei deren Erhebung dieser Hinweis noch nicht angezeigt wurde, werden nicht rückwirkend in diesen Pool übernommen.

Die Verarbeitung erfolgt – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen im konkreten Fall vorliegen – auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit der Bestandskundenregelung für elektronische Post nach § 7 Abs. 3 UWG. Diese Versandbasis wird ausschließlich für eigene ähnliche WeFOM Events genutzt; allgemeine Community-News, Kooperationen oder sonstige Werbeinhalte werden darüber nicht versendet.

13. Reichweitenmessung, Cookies und Browser-Speicher

WeFOM erfasst zur internen Reichweiten- und Funktionsanalyse Nutzungsereignisse wie Seitenaufrufe, Aufrufe von Eventseiten, Klicks auf zentrale Funktionen und Schritte im Event-Anmeldeprozess. Die Auswertung dient dazu, die Plattform technisch und inhaltlich zu verbessern und die Nutzung von Events und Angeboten nachvollziehen zu können. Die Statistik ist nur für den WeFOM Main Admin zugänglich.

Für die Besucherzählung wird aus technisch ohnehin anfallenden Verbindungsdaten serverseitig ein pseudonymisierter Kennwert erzeugt. Die rohe IP-Adresse wird nicht in der WeFOM Analytics-Tabelle gespeichert. Zusätzlich können eine grobe Geräteklasse, ein vom Hosting bereitgestellter Ländercode, die aufgerufene Seite sowie bei externen Verweisen die Herkunftsdomain verarbeitet werden. Für diese Reichweitenmessung setzt WeFOM keine zusätzlichen Analyse-Cookies und keine eigene Analytics-Kennung im Local Storage ein.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Reichweitenmessung, Qualitätskontrolle und Weiterentwicklung der Plattform gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Es werden keine Werbeprofile erstellt und keine Daten an Werbenetzwerke wie Meta oder Google Analytics übermittelt.

Für Login, Sitzungsverwaltung, App-Onboarding, Push-Einstellungen und technisch notwendige Plattformfunktionen können unabhängig davon Cookies sowie Local- oder Session-Storage-Einträge im Browser genutzt werden. Diese Speicherungen dienen der jeweils angeforderten Funktion bzw. der technisch notwendigen Bereitstellung.

14. Externe Links und Social Media

Die Plattform enthält Links zu externen Angeboten, unter anderem Instagram, LinkedIn und der WeFOM WhatsApp Community. Erst wenn du einen solchen externen Link aufrufst, verlässt du unseren Verantwortungsbereich. Für die anschließende Verarbeitung gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

15. Empfänger und Dienstleister

Zur technischen Bereitstellung setzen wir insbesondere Vercel, Supabase, Resend und IONOS ein. Diese Anbieter verarbeiten personenbezogene Daten nur soweit dies für die jeweilige technische Leistung erforderlich ist. Soweit ein Anbieter personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, schließen bzw. nutzen wir die erforderlichen datenschutzrechtlichen Vereinbarungen.

Eine Weitergabe von Teilnehmerdaten an Event- oder Kooperationspartner erfolgt nicht automatisch. Sollte für ein konkretes Event eine Übermittlung an einen Partner erforderlich werden, informieren wir die betroffenen Personen vorab und schaffen eine passende Rechtsgrundlage.

16. Datenübermittlungen außerhalb des EWR

Bei einzelnen technischen Dienstleistern oder deren Unterauftragnehmern kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nicht vollständig ausgeschlossen werden. Soweit eine Drittlandübermittlung stattfindet, erfolgt sie nur unter Beachtung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln.

17. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden oder gesetzliche bzw. berechtigte Aufbewahrungsgründe bestehen. Nutzerprofil und kontobezogene Daten werden grundsätzlich bis zur Löschung des Kontos gespeichert. Community-Treffen, Teilnahmezuordnungen und Meldungen werden nur so lange gespeichert, wie sie für die Community-Funktion, Moderation oder nachvollziehbare Bearbeitung von Sicherheits- und Missbrauchsfällen benötigt werden. Push-Abonnements werden bei Deaktivierung bzw. technischer Ungültigkeit deaktiviert oder gelöscht. Kontakt- und Eventdaten werden nach Wegfall des Organisations- oder Kommunikationszwecks regelmäßig überprüft und gelöscht, sofern kein berechtigter Grund für eine weitere Aufbewahrung besteht.

18. Kontolöschung und Löschanfragen

Dein WeFOM Konto kannst du über /konto-loeschenselbst löschen. Dabei werden insbesondere dein Profil, Favoriten, deinem Konto zugeordnete Eventanmeldungen, Community-Treffen und Teilnahmezuordnungen, von dir abgegebene Community-Meldungen, Push-Abonnements und gespeicherte Profilbilder entfernt. Organisator- und Adminzugänge müssen aus Sicherheitsgründen zunächst über die Administration aufgehoben werden.

Unabhängig vom Nutzerkonto gespeicherte Kommunikation, zum Beispiel eine zuvor per Kontaktformular versandte E-Mail, kann separat gespeichert sein. Für Auskunfts- oder Löschanfragen hierzu erreichst du uns unter kontakt@wefom.de.

19. Deine Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen hast du insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Erteilte Einwilligungen kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine Nachricht an kontakt@wefom.de.

20. Beschwerderecht

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für einen Verantwortlichen mit Sitz in Düsseldorf ist insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) eine zuständige Aufsichtsbehörde.

21. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff, Veränderung und Missbrauch zu schützen. Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Übertragung, rollenbasierte Zugriffe, Authentifizierung und serverseitige Schutzmechanismen.

22. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen, eingesetzte Dienste oder rechtliche Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: 26. September 2026